Základné pojmy
Dokument
Základná jednotka systému DocuArt. Dokument predstavuje elektronický súbor (napr. zmluva, objednávka, interný predpis), ktorý prechádza životným cyklom od vytvorenia, cez schvaľovanie až po podpis a archiváciu dokumentu.
Šablóna
Preddefinovaná štruktúra dokumentu s pripraveným obsahom a dynamickými poliami. Šablóny umožňujú rýchle a konzistentné vytváranie dokumentov.
Verzia dokumentu
Každý dokument môže obsahovať niekoľko verzií, za aktuálnu sa považuje vždy posledná verzia dokumentu.
Stav dokumentu
Dokument sa počas svojho životného cyklu nachádza v konkrétnom stave, napríklad:
- Rozpracovaný (Koncept) – dokument je v rozpracovanom stave,
- V schvaľovacom procese – dokument bol odoslaný na schválenie a čaká na rozhodnutie oprávnených osôb,
- Schválený – dokument prešiel celým schvaľovacím procesom a bol schválený,
- Ukončený – dokument je uzavretý.
Stav podpisu dokumentu
- Čaká na schválenie verzie - podpis čaká na schválenie dokumentu,
- Podpis je naplánovaný - dokument je schválený a bude odoslaný na podpis v dni jeho platnosti,
- Naplánované na podpis - dokument je naplánovaný na podpis a čaká na službu, ktorá dokument odošle do podpisovej služby,
- Odoslané na podpis - dokument bol odoslaný na podpis daným subjektom,
- Podpísané vlastnoručne - stav pre nastavenie fyzického podpisu, mimo podpisovej služby,
- Podpísané - dokument bol úspešne elektronicky podpísaný,
- Zamietnuté - podpis dokumentu bol zamietnutý subjektom,
- Exspirované - dokument nebol subjektom podpísaný vo zvolenom termíne,
- Nedokončené - podpísanie dokumentu nebolo ukončené - napr. pri vložení novej verzie
- Zrušené - podpísanie bolo manuálne zrušené
- Čaká na manuálne potvrdenie - dokument je pripravený na podpis a čaká na manuálne potvrdenie zodpovednou osobou
Subjekt
Fyzická alebo právnická osoba, ktorá vystupuje v dokumentoch ako podpisovateľ (napr. zmluvná strana).
Schvaľovací proces
Definovaný postup, ktorý určuje kroky schvaľovania dokumentu. Môže obsahovať viacero schvaľovateľov a postupnosť schvaľovania.
Schvaľovateľ
Používateľ, ktorý má oprávnenie dokument posúdiť, schváliť alebo zamietnuť.
Aktivita
Textová poznámka pridaná k dokumentu, organizácii alebo subjektu, v ktorej je možné označiť iného používateľa.
Elektronický podpis
Proces autorizácie dokumentu prostredníctvom kvalifikovaného alebo interného podpisu. Po podpise je dokument uzamknutý proti ďalším úpravám.
Auditná stopa
Záznam všetkých operácií vykonaných nad dokumentom (vytvorenie, úprava, schválenie, podpis). Auditná stopa zabezpečuje transparentnosť a dohľadateľnosť zmien.
História záznamu
Záznam všetkých operácií vykonaných daným záznamom (subjekt, organizácia, dokument, ...). Údaje sa vždy porovnávajú s predchádzajúcou úpravou záznamu.