Subjekty

Subjekt reprezentuje, kto vstupuje do dokumentových procesov ako podpisújúci. Do aplikácie sa neprihlasuje, dokument na podpis mu príde emailom a po podpise sa automaticky nahrá do systému.

Základné princípy

• Subjekt môže byť priradený iba k jednej organizácii.
• Subjekty a ich údaje môžu byť využívané v šablónach.
• Každá zmena je zaznamenaná v auditnej stope.

Vytvorenie subjektu

1. Prejdite do sekcie Správa subjektov → Subjekty.

2. Kliknite na možnosť Pridať nový subjekt.

   

3. Vyplňte údaje:

   • Meno *
   • Priezvisko *
   • Titul pred menom
   • Titul za menom
   • Pohlavie *
   • Organizácia
   • Poznámka
   • Email

   • Email pre podpisovanie

     Info

     Na daný email sa budú posielať dokumenty na podpisovanie.

   • Telefónne číslo

   • Telefónne číslo pre podpisovanie

     Info

     Na daný telefónne číslo sa bude posielať autorizačný kód pre podpísanie dokumentu. V prípade jeho nezadania sa číslo vyžiada od podpisujúceho pred podpisaním dokumentu.

4. Kliknite na Uložiť

Po vytvorení je subjekt dostupný na použitie v dokumentoch a podpisových procesoch.

Úprava subjektu

1. Prejdite do sekcie Správa subjektov → Subjekty.

2. Otvorte detail subjektu jednou z akcií.

3. Kliknite na možnosť Upraviť subjekt.

   

4. Upravte údaje:

   • Meno *
   • Priezvisko *
   • Titul pred menom
   • Titul za menom
   • Pohlavie *
   • Organizácia
   • Navrhovateľ
   • Poznámka
   • Email

   • Email pre podpisovanie

     Info

     Na daný email sa budú posielať dokumenty na podpisovanie.

   • Telefónne číslo

   • Telefónne číslo pre podpisovanie

     Info

     Na daný telefónne číslo sa bude posielať autorizačný kód pre podpísanie dokumentu. V prípade jeho nezadania sa číslo vyžiada od podpisujúceho pred podpisaním dokumentu.

   • Skupiny subjektov

   • Kliknite na Uložiť

Detail subjektu

1. Prejdite do sekcie Správa subjektov → Subjekty.
2. Otvorte detail subjektu jednou z akcií.

3. Zvoľte jednu zo záložiek:

   • Informácie - obsahuje základné informácie o subjekte

     

   • Dokumenty - zoznam všetkých dokumentov priradených ku danému subjektu

     

   • Podpisy - zoznam všetkých podpisov dokumentov pre daný subjekt

     

   • Aktivity - zoznam všetkých aktivít pre daný subjekt

     

Aktivity subjektu

V detaile subjektu je možné v záložke Aktivity pridať aktivitu pre daný subjekt. Ku aktivite je možné zadaním „@“ vybrať používateľa, ktorému sa daná aktivita priradí.

Zobrazenie histórie subjektu

Systém zaznamenáva históriu zmeny záznamov:

1. Prejdite do sekcie Správa subjektov → Subjekty.

2. V zozname subjektov pravým tlačidlom na daný záznam sa zobrazí kontextové menu.

   

3. aZvoľte možnosť Zobraziť históriu.

4. Potvrďte akciu.

5. Zobrazí sa história záznamu, kde je vidieť dátum zmeny, kto zmenu vykonal a aké zmeny sa vykonali.

   

Zmazanie subjektu

Trvalo zmazať subjekt (ak má používateľ dané oprávnenie) je možné iba v prípade, že subjekt nemá priradené žiadne dokumenty. Ak je viazaný, systém zmazanie neumožní z dôvodu zachovania auditnej stopy.

1. Prejdite do sekcie Správa subjektov → Subjekty.

2. V zozname subjektov pravým tlačidlom na daný záznam sa zobrazí kontextové menu.

   

3. Zvoľte možnosť Odstrániť.

4. Potvrďte akciu.