Schvaľovacie procesy

Schvaľovací proces definuje postup schvaľovania, ktorým dokument prechádza pred jeho finálnym schválením alebo odoslaním na podpis. Správne nastavený workflow zabezpečuje kontrolu, transparentnosť a súlad s internými predpismi organizácie.

Základné princípy schvaľovania:

• Každý dokument môže mať priradený konkrétny schvaľovací proces.
• Schvaľovací proces pozostáva z jedného alebo viacerých krokov schvaľovania.
• Každý krok obsahuje rolu, ktorá predstavuje jedného alebo viacerých schvaľovateľov.
• Dokument môže pokračovať do ďalšieho kroku až schválení všetkých krokov.
• Kroky v schvaľovacom procese môžu prebiehať súčastne alebo postupne za sebou.
• Každé rozhodnutie (schválenie/zamietnutie) je zaznamenané v auditnej stope.

Typy schvaľovania

Sekvenčné schvaľovanie (záleží na poradí)

Schvaľovatelia rozhodujú postupne. Ďalší krok sa aktivuje až po ukončení predchádzajúceho kroku.

Paralelné schvaľovanie (nezáleží na poradí)

Viacerí schvaľovatelia môžu rozhodovať súčasne. Proces pokračuje po schválení všetkých priradených schvaľovateľov.

Vytvorenie schvaľovacieho procesu

Na vytvorenie schvaľovacieho procesu je potrebné mať pridelené potrebné oprávnenia.

1. Prejdite do sekcie Správa modulu → Schvaľovacie procesy.
2. Kliknite na možnosť Pridať nový proces.
   
3. Zadajte:
   • Názov *
   • Poznámka
   • Kroky schvaľovacieho procesu *
   • Typ schvaľovania (sekvenčné/paralelné)
   • Nastavte poradie krokov v prípade sekvenčného typu schvaľovania
     
4. Kliknite na Uložiť

Schválenie schvaľovacieho procesu

Pre použitie schvaľovacieho procesu je potrebné daný proces najprv schváliť. Po schválení schvaľovacieho procesu už nie je možné meniť jeho kroky.

1. Prejdite do sekcie Správa modulu → Schvaľovacie procesy.
2. Otvorte detail schvaľovacieho procesu jednou z akcií.
3. Kliknite na tlačidlo Schváliť.
   
4. Potvrďte akciu kliknutím na Potvrdiť.

Aktivovaný schvaľovací proces je následne dostupný pri vytváraní alebo úprave dokumentu.

Priradenie schvaľovacieho procesu

1. Vytvorte nový dokument alebo otvorte úpravu dokumentu, ktorý je v stave „Rozpracovaný“.
2. Zvolte možnosť Rozšírený schvaľovací proces.
3. Vyberte príslušný schvaľovací proces.
4. Potvrďte výber a uložte dokument.

Spustenie schvaľovania

1. Otvorte detail dokument z rozšíreným schvaľovacím procesom v stave „Koncept“, v ktorom sú vyplnené všetky povinné údaje.
2. Kliknite na možnosť Zahájiť schvaľovací proces v pravom hornom roku okna.
3. Potvrďte akciu.
4. Po odoslaní sa stav dokumentu zmení na „V procese schvaľovania“ a prvému schvaľovateľovi sa zobrazí notifikácia, resp. informácia v dashboarde.

Zobrazenie schvaľovacieho procesu

1. Otvorte detail dokument v stave V schvaľovacom procese.
2. Posuň sa v ľavej časti na Schvaľovací proces.

Schválenie dokumentu s jednoduchým schvaľovacím procesom

1. Otvorte detail dokument v stave „Koncept“, v ktorom sú vyplnené všetky povinné údaje.
2. Kliknite na možnosť Schváliť v pravom hornom roku okna.
3. Potvrďte akciu.
4. Stav dokumentu sa zmení na „Schválený“.

Schválenie dokumentu s rozšíreným schvaľovacím procesom

1. Otvorte schvaľovací proces v detaile dokumente.
2. Kliknite na možnosť Schváliť.
3. Napíšte dôvod (nie je to povinný údaj) a potvrďte akciu.
4. Opakujte pre všetky kroky schvaľovania.
5. Po schválení všetkých zvolte Dokončiť schvaľovací proces. Tento krok môžu vykonať iba osoby, ktoré sú zodpovedné za daný dokument.
6. Stav dokumentu sa zmení na „Schválený“.

Zamietnutie dokumentu s rozšíreným schvaľovacím procesom

1. Otvorte schvaľovací proces v detaile dokumente.
2. Kliknite na možnosť Zamietnuť.
3. Napíšte dôvod (povinný údaj) a potvrďte akciu.
4. Stav dokumentu sa zmení na „Rozpracovaný“ a v detaile schvaľovacieho procesu je vidieť stav schvaľovacieho procesu.
5. Po oprave/zmene údajov dokumentu alebo súboru je možné znovu zahájiť schvaľovací proces.