Skip to content

Značky

Značky (tagy) slúžia na rýchle a flexibilné kategorizovanie dokumentov. Umožňujú používateľom efektívne vyhľadávať a organizovať dokumenty naprieč systémom bez nutnosti meniť ich štruktúru alebo zaradenie do priečinkov.

Každému dokumentu je možné priradiť: • jednu alebo viac značiek, • kombináciu existujúcich aj nových značiek.

Značky sa ukladajú ako súčasť metadát dokumentu a sú okamžite dostupné pre vyhľadávanie.

Používanie značiek je vhodné najmä pre:

  • tematické označenie dokumentov (napr. „zmluva“, „HR“, „faktúra“),
  • identifikáciu projektov alebo klientov,
  • dočasné označenie (napr. „na kontrolu“, „urgentné“),
  • doplnkové vyhľadávanie nad rámec metadát.

Vytvorenie značky

Značky sa vytvárajú dynamicky priamo pri práci s dokumentom. Je možné ich vytvoriť pri vytváraní alebo úprave dokumentu.

  1. Prejdite do sekcie Dokumenty.
  2. Kliknite na možnosť Pridať nový dokument alebo otvorte detail dokumentu a zvoľte Upraviť.
  3. V sekcii Značky začnite zadávať názov značky. Vytvorenie značky
  4. Ak značka v systéme neexistuje:
    • systém ponúkne možnosť jej vytvorenia,
    • potvrdením sa značka automaticky uloží a priradí k dokumentu.
  5. Ak značka existuje:
    • vyberte ju zo zoznamu.

Týmto spôsobom nie je potrebné značky preddefinovať – vznikajú prirodzene počas používania aplikácie.

Úprava značiek

  1. Prejdite do sekcie Správa modulu → Značky.
  2. Otvorte detail značky jednou z akcií.
  3. Kliknite na možnosť Upraviť značky. Úprava značky
  4. Upravte údaje:
    • Názov *
  5. Kliknite na Uložiť

Zmena názvu značky sa prejaví vo všetkých dokumentoch, kde je použitá. Odporúča sa používať jednotnú konvenciu názvov (napr. malé písmená – podľa pravidiel organizácie).

Zmazanie značky

Trvalo zmazať značku (ak má používateľ dané oprávnenie) je možné iba v prípade, že značka nie je priradená ku žiadnemu dokumentu. Ak je viazaná, systém zmazanie neumožní z dôvodu zachovania auditnej stopy.

  1. V zozname značiek pravým tlačidlom na daný záznam sa zobrazí kontextové menu. Zmazanie značky
  2. Zvoľte možnosť Odstrániť.
  3. Potvrďte akciu.

Odporúčania pre používanie

  • Používať konzistentné názvy značiek v rámci organizácie.
  • Vyhnúť sa duplicite (napr. „Zmluva“ vs. „zmluvy“).
  • Vytvoriť základnú množinu odporúčaných značiek.
  • Pravidelne kontrolovať a čistiť nepoužívané značky.
  • Využívať značky ako doplnok k štruktúre dokumentov, nie ako jej náhradu.