Práca s dokumentami

Práca s dokumentmi v aplikácii DocuArt zahŕňa celý životný cyklus dokumentu – od jeho vytvorenia, cez úpravy a schvaľovanie, až po finálne podpísanie.

V dokumente by mala byť zvolená jedna alebo viac zodpovedných osôb, ktoré s daným dokumentom pracujú. Tieto osoby môžu meniť stav dokumentu, prípadne spustiť schvaľovací proces.

Detail dokumentu obsahuje nasledovné časti:

• Cesta umiestnenia dokumentu
• Nastavenie podpisu
• Podpisy
• Verzie
• Aktivity
• Detail dokumentu

Dokument môže byť v nasledovných stavoch:

• Rozpracovaný

  Info

  Na dokumente sa pracuje, v tejto fáze je možné upravovať všetky údaje daného dokumentu.

• V schvaľovacom procese

  Info

  Dokument bol odoslaný na schválenie, začal sa schvaľovací proces a väčšinu údajov nie je možné meniť. Možné je meniť len údaje, ktoré neovplyvňujú dokument, ako napríklad upravenie zodpovedných osôb a subjektov, názov dokumentu, značky dokumentu ... Keď sa dokument zamietne, dostane sa to stavu Rozpracovaný a znovu je možné upravovať všetky údaje.

• Schválený

  Info

  Dokument už nie je možné upravovať, iba údaje, ktoré neovplyvňujú dokument, tak ako je to v prípade dokumentu v schvaľovacom procese.

  • Ukončený

  Info

  Dokumentu vypršala platnosť.

Vytvorenie dokumentu

1. Prejdite do sekcie Dokumenty a otvorte priečinok, v ktorom chcete vytvoriť nový dokument.

2. Kliknite na možnosť Pridať → Dokument.

   

3. Vyplňte údaje:

   • Názov *
   • Značka
   • Označenie dokumentu (farebné označenie)
   • Súbor
   • Platný od
   • Platný do
   • Upozorniť pred podpisom (v dňoch)
   • Zodpovedné osoby
   • Poznámka

   • Nastavenie podpisu *

     Info

     Popis jednotlivých polí pre nastavenie podpisu nájdete v časti podpisové profily.

   • Schvaľovací proces

     Info

     Popis schvaľovacieho procesu nájdete v časti schvaľovacie procesy.

4. Kliknite na Uložiť

Úprava dokumentu

1. Prejdite do sekcie Dokumenty.
2. Otvorte detail dokumentu jednou z akcií.

3. Kliknite na možnosť Upraviť dokument.

   

4. Upravte údaje: Názov *

   • Značka
   • Označenie dokumentu (farebné označenie)
   • Súbor
   • Platný od
   • Platný do
   • Upozorniť pred podpisom (v dňoch)
   • Zodpovedné osoby
   • Poznámka

   • Nastavenie podpisu *

     Info

     Popis jednotlivých polí pre nastavenie podpisu nájdete v časti podpisové profily.

   • Schvaľovací proces

     Info

     Popis schvaľovacieho procesu nájdete v časti schvaľovacie procesy.

5. Kliknite na Uložiť

Detail dokumentu

1. Prejdite do sekcie Dokumenty.
2. Otvorte detail dokumentu jednou z akcií.
3. Detail dokumentu je rozdelený na nasledovné oblasti:
   • Detail dokumentu - obsahuje základné informácie o dokumente, kedy a kým bol dokument vytvorený, zodpovedné osoby a informácie o verzii dokumentu.
   • Nastavenie podpisu - obsahuje všetky údaje o nastavení podpisovanie vrátane subjektov, ktoré daný dokument podpisujú. Každý typ podpisu obsahuje rôzne údaje.
   • Podpisy - zoznam podpisov daného dokumenty pre všetky verzie vrátane zobrazenie detailu podpisu.
   • Verzie - zoznam všetkých verzií daného dokumentu vrátane informácii o schvalovacom procese danej verzie - táto časť je iba na čítanie, nie je možné tu meniť ziačné údaje.
   • Aktivity - zoznam všetkých aktivít pre daný dokument.

Vytvorenie novej verzie dokumentu

Pri vytvorení novej verzie sa aktuálna verzia ukončí a systém používateľa upozorní, ak je daný dokument v procese podpísania. Používateľ má možnosť vybrať, či sa daný dokument pre daný subjekt má ešte podpísať, alebo nie.

1. Prejdite do sekcie Dokumenty.
2. Otvorte detail dokumentu jednou z akcií.
3. Kliknite na možnosť Upraviť dokument.

4. V sekcii Verzie kliknite na Vytvoriť verziu

   

5. Upravte údaje:

   

   • Súbor
   • Platný od
   • Platný do
   • Upozorniť pred podpisom (v dňoch)
   • Zodpovedné osoby
   • Poznámka

   • Nastavenie podpisu *

     Info

     Popis jednotlivých polí pre nastavenie podpisu nájdete v časti podpisové profily.

   • Schvaľovací proces

     Info

     Popis schvaľovacieho procesu nájdete v časti schvaľovacie procesy.

6. Kliknite na Uložiť

Zmena umiestnenia dokumentu

Dokumenty môžete presúvať uchytením a presunutím do iného priečinku, alebo nasledovných spôsobom:

1. Prejdite do sekcie Dokumenty.
2. Otvorte detail dokumentu jednou z akcií.
3. Kliknite na možnosť Upraviť dokument.

4. Kliknite na ikonu trojuholníka na konci umiestnenia dokumentu

   

5. Vyberte priečinok v stromovej štruktúre, kde chcete daný dokument presunúť.

   

Farebné označenie dokumentu

Farebné označenie dokumentu môžete vykonať priamo v úprave detailu alebo nasledovne:

1. Prejdite do sekcie Dokumenty.

2. Vyberte si dokument, na ktorom chcete zmeniť farbu a pravým tlačidlom na daný dokument sa zobrazí kontextové menu.

   

3. Zvoľte požadovanú farbu.

4. Zmena sa po kliknutí aplikuje na daný dokument.

Info

Rovnakým postupov, teda opätovným kliknutím na farbu, sa označenie zruší.

Zmazanie dokumentu

Trvalo zmazať dokument je možné iba v prípade, ak nemá pridelené subjekty na podpisovanie a zároveň ešte nebol schválený. Po schválení dokument už nie možné vymazať, je možné ho iba presunúť do archívu.

1. Prejdite do sekcie Dokumenty.

2. Vyberte si dokument, ktorý chcete odstrániť a pravým tlačidlom na daný dokument sa zobrazí kontextové menu.

   

3. Zvoľte možnosť Odstrániť.

4. Potvrďte akciu.