Skupiny subjektov

Skupiny umožňujú združovanie subjektov do skupín a tým umožňujú hromadné priraďovanie dokumentov.

Základné princípy

• Subjekt môže byť priradený viacerým skupinám subjektov.
• Dokumenty je možné priraďovať priamo na subjekty alebo skupiny subjektov.
• Každá zmena je zaznamenaná v auditnej stope.

Vytvorenie skupiny subjektov

1. Prejdite do sekcie Správa subjektov → Skupiny subjekty.
2. Kliknite na možnosť Pridať novú skupinu subjektov.
3. Vyplňte údaje:
   • Názov *
   • Poznámka
4. Kliknite na Uložiť

Úprava skupiny subjektov

1. Prejdite do sekcie Správa subjektov → Skupiny subjektov.
2. Otvorte detail skupiny subjektov jednou z akcií.
3. Kliknite na možnosť Upraviť skupinu subjektov.

4. Upravte údaje:

   • Názov *
   • Poznámka
   • Subjekty - pridávanie a odoberanie subjektov zo skupiny

   Info

   Pridaním alebo odobraním subjektu zo skupiny sa zároveň pridajú odoberú dokumenty, ktoré sú danej skupine priradené. Používateľ má možnosť zvoliť, čo sa má s danými dokumentami stať. V prípade pridania je možné označiť dokumenty, ktoré sa pridajú subjektu, ale neodošlú sa mu okamžite na podpis. Ak je dokument v procese podpisovania (odoslaný subjektu na podpis), je možné zvoliť, či sa má podpisovanie dokončiť, alebo uzatvoriť dokument v stave, v ktorom sa nachádza. Ak nie je možnosť dokument v danom zozname označiť, danú akciu nie je možné vykonať, lebo sa dokument nenachádza v požadovanom stave pre danú akciu.

   

5. Kliknite na Uložiť

Priradenie subjektov do skupiny subjektov

1. Prejdite do sekcie Správa subjektov → Skupiny subjektov.
2. Otvorte detail skupiny subjektov jednou z akcií.
3. Kliknite na možnosť Upraviť skupinu subjektov.
4. Upravte údaje:
   • Názov *
   • Poznámka
   • Subjekty - pridávanie a odoberanie subjektov zo skupiny
5. Kliknite na Uložiť

Detail skupiny subjektov

1. Prejdite do sekcie Správa subjektov → Skupiny subjektov.
2. Otvorte detail skupiny subjektov jednou z akcií.
3. Zvoľte jednu zo záložiek:
   • Informácie - obsahuje základné informácie o skupine subjektov vrátane priradených subjektov
   • Dokumenty - zoznam všetkých dokumentov priradených ku danej skupine subjektov

Zobrazenie histórie subjektu

Systém zaznamenáva históriu zmeny záznamov:

1. Prejdite do sekcie Správa subjektov → Skupiny subjekty.

2. V zozname skupín subjektov pravým tlačidlom na daný záznam sa zobrazí kontextové menu.

3. Zvoľte možnosť Zobraziť históriu.

4. Potvrďte akciu.
5. Zobrazí sa história záznamu, kde je vidieť dátum zmeny, kto zmenu vykonal a aké zmeny sa vykonali.

Zmazanie skupiny subjektov

Trvalo zmazať skupinu subjektov (ak má používateľ dané oprávnenie) je možné iba v prípade, že skupina subjektov nemá priradené žiadne subjektu. Ak je viazaný, systém zmazanie neumožní z dôvodu zachovania auditnej stopy.

1. Prejdite do sekcie Správa subjektov → Skupiny subjekty.

2. V zozname skupiny subjektov pravým tlačidlom na daný záznam sa zobrazí kontextové menu.

   

3. Zvoľte možnosť Odstrániť.

4. Potvrďte akciu.